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Caso de Éxito     →

  • Entidad
    Porvenir
  • Sector
    Comercio y negocios
  • Ubicacíon
    Medellin - Colombia
  • Tiempo de uso
    5 años

Implementación del Sistema de Automatización de la Fuerza de Ventas (SAFV) de Porvenir

Acerca de Porvenir

Porvenir, Sociedad Administradora de Fondos de Pensiones y Cesantías S.A., inició operaciones con el fondo de cesantías en diciembre de 1991. Esta empresa colombiana administra un Fondo de Pensiones Voluntarias, un Fondo de Pensiones Obligatorias, un Fondo de Cesantías y Patrimonios Autónomos. Porvenir se encarga de la consolidación y administración del futuro pensional de sus afiliados, al igual que de administrar los ahorros de éstos.

La compañía se considera como la administradora que, actualmente, maneja en Colombia el mayor capital por concepto de fondos de pensiones obligatorias y cesantías, y como una de las que cuentan con mayor número de afiliados. Porvenir hace parte del grupo AVAL, la sociedad holding más importante del país y accionista del Banco de Bogotá, Banco de Occidente, Banco AV Villas y Leasing de Occidente.

Objeto de la contratación

Porvenir contrató a Procálculo Prosis S.A. (PPSA) para el diseño, construcción, personalización, puesta en marcha y mantenimiento de una solución de hardware y de software que automatizara, a nivel nacional, los procesos comerciales (ventas y servicios a empleadores y afiliados) adelantados por la fuerza de ventas de la compañía.

Lo anterior obedeció, fundamentalmente, a la necesidad detectada por la compañía de hacer más eficiente y eficaz su gestión comercial (y aumentar con ello su competitividad en el sector objeto de su quehacer), para lo cual precisaba de una herramienta tecnológica que facilitara y mejorara tanto la operación de su fuerza de ventas como los procesos de seguimiento y control del estado de dicha gestión.

Solución implementada

En respuesta a los requerimientos y necesidades de Porvenir, PPSA implementó el Sistema de Automatización de la Fuerza de Ventas (SAFV), que es una solución tecnológica basada en esquema ASP (Aplication Services Provider). El desarrollo de este proyecto, iniciado en diciembre de 2006, tuvo una duración de nueve meses y se llevó a cabo en las instalaciones de Porvenir.

Los aplicativos móvil y de Web desarrollados para Porvenir cuentan actualmente con 712 y 85 usuarios respectivamente, ubicados en las siguientes ciudades: Bogotá, Medellín, Cali, Palmira, Bucaramanga, Barranquilla, Cartagena, Santa Marta, Villavicencio, Pereira, Ibagué, Armenia, Huila, Neiva, Popayán y Valledupar.

La solución incluyó el desarrollo e implementación de un aplicativo móvil y de uno Web, al igual que el suministro de hardware, capacitación y soporte para la operación de la solución tecnológica.

Aplicativo móvil.

Este aplicativo le permite a la fuerza de ventas manejar y administrar en campo toda la información (de los clientes y la compañía), necesaria para el óptimo desempeño de su que hacer cotidiano. Gracias a las funcionalidades ofrecidas por el aplicativo, los asesor pueden, por ejemplo: ingresar nuevas afiliaciones y actualizar las existentes; verificar el estado de las afiliaciones; tramitar ágilmente nuevas afiliaciones; adoptar medidas tendientes a la fidelización/conservación de los clientes existentes; acceder a información de terceros del Sistema de Información Administrativa y Financiera (SIAF); visualizar y consultar fácilmente la cartera que les ha sido asignada (visitas programadas); y registrar las visitas realizadas a clientes.

De igual forma, este aplicativo ofrece a los directivos de la compañía (en sus diferentes niveles) funcionalidades que apoyan los procesos de laneación comercial y que les permiten el adecuado seguimiento y control de la gestión adelantada por los asesores y, en consecuencia, se constituye en una herramienta decisiva para la generación de planes de acción y los procesos de toma de decisiones. Entre dichas funcionalidades están: eneración de estadísticas de ventas (informes de cobertura, productividad, omisiones estimadas e índice de visitas realizadas por los asesores) y de ndicadores de cumplimiento de los objetivos de ventas (semáforo de productividad); diseño y manejo de campañas dirigidas a incentivar tanto la inculación de nuevos clientes como la productividad de los asesores; cceso a información sobre visitas de los asesores a clientes actuales y potenciales.

Aplicativo Web.

Tiene las mismas funcionalidades que el aplicativo móvil, pero incluye funcionalidades adicionales relacionadas con los informes y consultas de la gestión comercial a nivel nacional. Este aplicativo ofrece a los directivos y a los analistas de la información funcionalidades que les permitan conocer el estado de la gestión de los asesores, los directores regionales, locales y nacionales o de una zona o regional del país.

Capacitación y acompañamiento

Actividades teórico-prácticas coordinadas y ejecutadas por PPSA a nivel nacional dirigidas a todos los usuarios de la solución (integrantes de la fuerza de ventas y directivos) y tendientes a instruirlos en el adecuado manejo de ésta (capacitación) y a familiarizarlos con la utilización de la herramienta (acompañamiento).

Para la capacitación en cada una de las ciudades arriba mencionadas se contó con 20 multiplicadores previamente entrenados por PPSA para tal fin; cada uno de ellos se encargó de la capacitación de aproximadamente 10 usuarios por semana. Una vez finalizada la capacitación de todos los integrantes de la fuerza de ventas, los multiplicadores les proporcionaron acompañamiento y asistencia en campo, durante la etapa inicial de utilización de la nueva herramienta

Soporte para la operación de la solución

Con el fin de garantizar la correcta operación de la solución tecnológica, e incluyó en ésta una Mesa de Ayuda (Help Desk), mediante la que se brinda soporte permanente a los usuarios, ya sea en sitio o vía telefónica. Esta mesa de Ayuda está conformada por personal de PPSA que atiende y soluciona oportunamente las solicitudes de los usuarios, relacionadas con la asesoría en el funcionamiento de la solución y la asistencia técnica para ésta ( fallas en la aplicación Web, en las comunicaciones por celular, en los dispositivos móviles y en los accesorios).

Igualmente, la Mesa de Ayuda tiene a su cargo la administración de la solución, los procesos de alistamiento, la administración de los sistemas de respaldo, seguridad, bases de datos, el monitoreo de utilización de las aplicaciones, la generación de informes de gestión, la gestión y administración de terceros, el mantenimiento preventivo y correctivo de dispositivos móviles, el manejo de inventarios, la entrega de equipos en reposición, el manejo y control de los procesos de garantía de los equipos, entre otros.

Servidores y canal dedicado

Alquiler de los servidores y canal dedicado necesarios para la adecuada operación de la solución; éstos se encuentran instalados en el Datacenter e Porvenir y son administrados en forma remota directamente por la Mesa de Ayuda de PPSA. En esta infraestructura se encuentra operando toda la solución SAFV a nivel central.

Resultados obtenidos

  •    Cumplimiento con los tiempos, requerimientos tecnológicos y metodología definidos por Porvenir para el desarrollo de la solución.
  •    La estabilidad operativa de la solución agilizó significativamente la gestión comercial de la compañía.
  •    La eliminación de programas que trabajaban de forma aislada y la centralización de la información de los principales procesos el SAFV facilitan el acceso a la información y la confiabilidad de ésta.
  •     Mejor calidad en el ingreso de los datos lo que incrementa la confiabilidad en la información disponible y disminuye los errores en los procesos de vinculación de clientes.
  •     El diseño de la solución garantiza el fácil mantenimiento del sistema que, al estar desarrollado en tres niveles, permite la modificación de cualquiera de los componentes sin afectar a los demás.
  •     El sistema de comunicaciones de la solución garantiza la consistencia y confiabilidad de la información y, el intercambio automático de datos entre otros sistemas de la compañía y el SAFV, evita errores y permite el acceso permanente a información actualizada.
  •     El diseño de la arquitectura (infraestructura de hardware y de software) garantiza la escalabilidad y conectividad de la solución, al igual que el cumplimiento con los estándares de seguridad de la información definidos por la compañía.
  •     La automatización en la programación de las visitas a clientes disminuyó los tiempos de desplazamiento de los asesores y contribuyó en el cumplimiento efectivo de las visitas asignadas a cada asesor.
  •     Las consultas en línea disponibles para los miembros de la fuerza de ventas en campo, han sido decisivas en la materialización de nuevas afiliaciones a los fondos de pensiones y cesantías. Dichas consultas permiten a los asesores acceder fácil y oportunamente a información completa, veraz y actualizada, al igual que eliminar la duplicación de procesos en el acceso a la información y la presencia de errores en ésta; en tal sentido, garantizan el éxito en la obtención en campo de la información requerida y en el momento justo.
  •     La solución permite a los gerentes regionales realizar un acompañamiento permanente a la fuerza de ventas durante su trabajo de campo, lo que redunda en el mejoramiento de la gestión comercial.
  •     La solución permite a los gerentes regionales realizar un acompañamiento permanente a la fuerza de ventas durante su trabajo de campo, lo que redunda en el mejoramiento de la gestión comercial.
  •     Mejoramiento en los procesos de seguimiento, control y toma de decisiones de los directivos en relación con la gestión de la fuerza de ventas, gracias a que el sistema genera estadísticas, indicadores sobre la gestión comercial, resultados en términos de vinculaciones/ filiaciones a pensiones y cesantías, gestión a las solicitudes de los clientes y herramientas de seguimiento. De este modo facilita, entre otros, el control de visitas efectuadas por los asesores (por ejemplo, el cumplimiento con la frecuencia definida por la compañía para las visitas a empleadores y la efectividad en las visitas), la generación de planes de acción para la fuerza de ventas y la obtención de información confiable que sirve de base para la toma de decisiones.
  •     Incremento de la eficiencia y profesionalismo en la gestión de los asesores, puesto que pueden visualizar fácil y oportunamente las visitas que les han sido asignadas, acceder fácilmente a información que garantiza la atención oportuna a las necesidades y requerimientos de los clientes y beneficiarse de una ventaja competitiva derivada de la tilización de un dispositivo móvil de gama media-alta.

Cabe anotar que para los resultados arriba descritos hay un sustento absolutamente cuantificable.

Con la puesta en marcha del SAFV, Porvenir logró, por ejemplo: un incremento de 20% en el número de nuevas afiliaciones; una efectividad de visitas (cumplimiento de los asesores con las visitas programadas) de 96% y un éxito en la obtención de información en campo por parte de los asesores de 96%. De otro lado, en el año 2008, la compañía recuperó la totalidad de la inversión hecha en la implementación de la solución, lo que constituye un muy buen indicador en términos de retorno de la inversión.

Información técnica de la solución

La solución cuenta con tres niveles: aplicación móvil y aplicación central; plataforma de comunicaciones y sincronización; y aplicaciones centrales transaccionales

Nivel 1 - Aplicación móvil y aplicación central

El aplicativo móvil está desarrollado sobre MS Visual Basic .NET en plataforma Windows Mobile 2005 y motor de base de datos SQLCE 2.0, instalada en un dispositivo Smarthphone Hewlett Packard IPAQ 6940 / IPAQ 610 con dispositivo celular incluido y GPS, con 64 MB de memoria disponibles para el usuario; incluye una tarjeta Secure Digital (SD) de 128 MB como respaldo para la información y la restitución de ésta.

Por su parte, la aplicación central en plataforma Web está construida en Java con base en los lineamientos definidos en el estándar J2EE; la implementación del sistema está basada en los componentes de software listos para el uso de que dispone Porvenir y en los estándares definidos por la compañía; la base de datos, por su parte, está implementada en Oracle 10g.

Nivel 2 - Plataforma de comunicaciones y sincronización

Para la plataforma de comunicación y sincronismo con los dispositivos móviles se utilizó el aplicativo EasyServer de EasyNet S.A., que permite intercambiar la información entre los sistemas transaccionales y cada uno de los dispositivos móviles.

Mediante esta la plataforma se realizó la validación de usuarios remotos, el control de acceso de usuarios remotos, el manejo de acceso concurrente de los usuarios, el control de las tramas de comunicación, la generación de informes y estadísticas para la gestión del proceso de comunicación.

Los servicios de comunicaciones que van del dispositivo móvil a los sistemas centrales están provistos por la red celular de datos (GPRS); como alternativa de comunicación se utiliza red WIFI en las diferentes oficinas de Porvenir a nivel Nacional

Nivel 3 – Aplicaciones centrales transaccionales

Los sistemas transaccionales de Porvenir son aquellos que manejan la producción, afiliaciones, consultas en línea; estos sistemas operan sobre plataforma Oracle.


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